Ana Sayfa Hakkımızda İletişim Üyelik İşlemleri Üye Girişi

BİREBİR DÖVİZ

  Yardım 
TurkeyPages.com Dünya Rehberi Teklif ve Talepler Bilgi Bankası E-Pazaryeri Birebir İnsan Birebir Bülten Site Haritası


YAZIŞMA ÖRNEKLERİ
Genel Bilgiler


Dış ticarette, özellikle alıcı ve satıcıların farklı ülkelerde bulunmaları nedeni ile ilk adım genellikle yazışmalarla atılmaktadır.

İhracatçı şirketlerin ithalatçılara gönderdikleri iş mektupları, ithalatçının ihracatçı ile ilgili olumlu izlenimler edinmesine, iyi iş ilişkileri kurulmasına ve yeni pazarlar yaratılmasına katkıda bulunacak İlk faktördür. Bu yazışmalarla ithalatçı, henüz karşı karşıya gelmediği ih­racatçıyı değerlendirmeye çalışacaktır. Dolayısı İle yazılacak iş mektuplarına ayn bir özen gösterilmesi gerekmektedir.

Etkili bir iş mektubu yazmak için dört basit kural bulunmaktadır.

- Açıklık
- Az ve öz olma
- Bütünlük
- Doğruluk

Açıklık
Mektup düzenli ve planlı bir şekilde yazılmalıdır. Paragraflar arasında boşluk bırakılmalı, mektup, görünümü itibariyle düzgün olmalıdır. Paragraflar birbirine mantıklı bir şekilde bağlanmalıdır.

Az ve Öz Olma
Mektup mümkün olduğunca kısa olmalı ve esas anlatılmak istenen konudan bahsedilmeli, gerek­siz uzatmalara gidilmemelidir, ithalatçıya yalnızca bilmek isteyeceği konular söylenmeli, gereksiz bilgilerle mektup uzatılmamalıdır.

Mektup, basit kelimelerle kurulmuş, kısa cümleler ve kısa paragraflar halinde oluşturulmalıdır. Karışık kelimeler ve uzun cümleler okuyanı bilgilendirmekten ziyade aklını karıştırmaktadır.

Bütünlük
İthalatçı açısından gerekli olabilecek tüm bilgi­ler mektupta bulunmalıdır, ihracatçı, mektubu! yazmaya başlamadan önce ithalatçının ne tür bilgileri öğrenmek isteyebileceğini iyice düşünmelidir.

Doğruluk
İthalatçıya yazılan mektuptaki bilgilerin doğru olmasına dikkat edilmelidir, ithalatçıya şayet bi­liniyorsa, ismini de kullanarak doğnı bir şekilde hitap edilmelidir. Mektup metni yazıldıktan son­ra mutlaka dilbilgisi, noktalama işaretleri açısından kontrol edilmeli, yazım hataları düzeltilmelidir, ihracatçı, yazdığı mektubun it­halatçıya karşı kendisini temsil ettiğini unutma­malıdır.

İhracatçı yazdığı mektupta ithalatçıya doğal bir dille ve fazla aşırıya kaçmamak şartı ile dostça hitap etmelidir.

İhracatçı, ithalatçıya iyi bir mektup yazabilmek için öncelikle şu soruları cevaplandırmalıdır.

1. Bu mektubun amacı nedir?
İhracatçı, mektubu okuyacak olan ithalatçının, aklımla karışıklık yaratmamak için mektubu yazmaktaki amacını bir cümle içinde belirtmeli­dir.

2. Mektubu alacak olan şahıs kimdir? Hakkında ne kadar bilgi sahibisiniz, beklentilerini, alışkanlıklarını ne derece biliyorsunuz? Satmak istediğiniz mal hakkında ithalatçının bilgisi nedir? Bu konuda neleri bilmek isteyebilir, neleri bilmeye ihtiyacı yoktur?

İhracatçı, mektubu yazmadan önce tüm bu soru­ları titizlikle cevaplandırmalıdır.

3. ithalatçıya yazılan mektup ile hemen gerçekleşmesini istediğiniz olay nedir? Bundan sonraki aşama ne olmalıdır ve aşamalar nasıl izlenmelidir? ithalatçıdan sözkonusu mektu­bunuza karşı nasıl bir cevap bekliyorsunuz?

İhracatçı, ithalatçıya yazacağı mektubu yukarıda sıralanan sorulara vereceği cevaplar Çerçevesinde hazırlamalıdır. Bu sorulara verile­cek cevaplar, ithalatçıya yazılacak İyi bir iş mek­tubunun ana hatlarını belirleyecektir.

Yazılacak mektup, mantığa uygun bir sıra ile düzenli bir şekilde hazırlanmalıdır.

İş mektupları içerdikleri mesajın yansıra görünüşleri itibariyle de kolaylıkla diğerlerinden ayırt edilebilmektedirler. Bu tür mektuplar belli ilkeler ve kurallar çerçevesinde oluşturulmaktadır.

Bu kurallar, Başlık, adres, hitap, kapanış cümlesi ve imza olarak ifade edilmektedir. Sözü edilen hususların ayrıntıları ve diğer fiziksel özellikler mektubu yazan kuruluşun tercihine göre değişiklik göstermektedir.

Öncelikle iş mektubu yazarken firmanın antetli kağıdının kullanılması, mektubun kağıt üzerindeki konumu, temizlik gibi faktörler mektubu yollayan firmanın ciddiyeti konusunda önemli ip uçları oluşturmaktadır, İngilizce mektuplarda başlık ve adreste kısaltmalar dışında herhangi bir noktalama işareti konulmamaktadır. Standart uzun zarf ve buna uygun yatay bir katlama, mektubun genel görünümü açısından faydalı görülmektedir.

Başlık: Mektup kağıdında yollayanın matbu antetinin yanı sıra, birkaç sıra aşağıda sağda tarih yer almaktadır, İngilizce yazışmalarda ay. açık olarak yazılmalı, göndericinin adresi şayet antette yer almıyorsa, adreste tarih gibi sağda blok şeklinde tarihin üzerinde yer almalı, sokak ve cadde isimlerinde kısaltmalardan kaçınılmalıdır.

İç Adres: İç adres alıcının zarf üzerinde de olması gereken isim ve adresini içermektedir, iç adres kağıdın sol tarafında bulunmakta ve genel olarak tarih satırının bir miktar altında yer almaktadır.

Hitap: Kuruluşlara gönderilen mektuplar "Gentlemen", Kuruluşlar İle ilgili özel kişilere yapılan yazışmalar "Dear Mr..." ve ender olarak resmi olmakla birlikte "My dear Mr..." kullanılmaktadır. “Dear Sir” genellikle matbu olarak hazırlanmış mektuplarda, "Dear (isim)" ise normal olarak ismi ile hitap ettiğiniz bir şahıs ile olan yazışmalarda uygun bir ifade olabilmektedir. "Dear Sirs" daha genel bir ifade şeklini oluşturmaktadır. “Ms” ise medeni durumu bilinmeyen bayanlara hitaben kullanılmaktadır.

Ana bolüm: Mektubun ana yapısını oluştururken, mektubun bir bütün olarak kağıt üzerindeki görünümünün belli bir orantıyı yansıtması hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir.

Kapanış Cümlesi: Kapanış cümlesi mektubun son satırının iki satır altında yer almaktadır. "Yours truly" ve Truly yours" soğuk ifadeler olarak kabul edilmekte ve seyrek kullanılmaktadır. “Sincejely yours”. "Yojjrs sincerely” ve "Sincerelv" ifadeleri ise giderek yaygınlaşmaktadır. "Respectfully yours" "Yours respectfullv" ve "Respectfully". özel bir ayrım yapılmak istendiğinde ya da üst düzey bir kamu görevlisi bir şahıs için, “Cordially yours” ve “Cordjally” ise aynı zamanda iyi bir arkadaş olarak kabul edilen kişiler için kullanılmaktadır. Kapanış cümlesi genel olarak virgül ile son bulur.

İmza: Kapanış cümlesinin iki satır altında başlamaktadır. Erkek imzalan hiçbir zaman "Mr" olarak nitelendirilemezken, byan imzalan "Miss" yada “Mrs" olarak nitelendirilebilir.

Paraflar, Ekler, Kopyalar: Bu hususlara ilişkin ifadeler alt köşede yer almaktadır.

Geri
Birebiriletisim.com'da reklam ver | Haberextra.com | Klipextra.com
Bu site en iyi 1024 X 768 çözünürlüğünde ve IE 5.0 üstünde görüntülenir.
Global Sign SSL Güvenlik Sertifikası
<